Ervaren personeel is goud waard. Waarom? Omdat elk project nieuwe uitdagingen en leermomenten met zich meebrengt. En deze kennis en ervaring blijft echter vaak hangen in de hoofden van de teamleden van het specifieke project. Dit betekent dat kennis na verloop van tijd verloren gaan en andere teams soms zelfs dezelfde fouten maken. Onnodig! Dit wordt voorkomen met een Knowledge Management System (KMS), wat je helpt om kennis effectief te benutten binnen je organisatie.
Knowlegde Management System voor een lerende organisatie
Een KMS helpt je om kennis op een gestructureerde manier te creëren, beheren, opslaan, delen en toepassen. Je kunt ook ‘best practices’ opslaan, zodat je projecten efficiënter en met betere resultaten kunt uitvoeren. Met de juiste werkmethode wordt een project uitgevoerd met minder problemen, minder onvoorziene complicaties en betere eindresultaten. Door een KMS te implementeren, zet je de eerste stappen naar een zelflerende organisatie.
100 ideeën, maar geen tijd? KMS is de oplossing
Innovatie ontstaat vaak aan de basis van je organisatie. Werknemers die dagelijks met jouw producten of diensten bezig zijn, hebben vaak de beste ideeën voor procesoptimalisatie en innovatie. Helaas raken deze waardevolle inzichten vaak ondergesneeuwd. Hier zijn meerdere oorzaken voor. Het management ziet vaak wel de potentie van goede ideeën, maar prioriteert de dagelijkse gang van zaken. Verkopers krijgen ook bruikbare tips van klanten, maar deze waardevolle feedback wordt zelden opgeslagen.
Hier komt een KMS goed van pas. Het systeem slaat ideeën van werknemers en klanten op en sorteert deze per projecttype. Bij aanvang van een nieuw project worden relevante tips, valkuilen en best practices gedeeld met de projectleider. Zo worden projecten steeds efficiënter en voorkom je herhaling van fouten.
Kies voor project-learning meetings in plaats van projectavaluaties
Projectevaluaties gecombineerd met een KMS zijn zeer waardevol, maar hebben vaak een slechte reputatie. Dit komt doordat men vreest voor beoordeling, denkt dat de tijd beter besteed kan worden of gelooft dat er niets mee gedaan wordt. Verander daarom de benaming naar ‘project-learning meetings’. Zorg voor een gestructureerde opzet en betrek deelnemers actief bij het doel en belang van deze bijeenkomsten.
Organiseer zo’n meeting midden in het project, zodat verbeteringen direct geïmplementeerd kunnen worden. Bereid de bijeenkomst goed voor en sla alle nuttige inzichten op in het KMS.
Overweeg zorgvuldig de voor- en nadelen van een KMS
Een KMS heeft enkele nadelen, zoals de kosten voor aanschaf en implementatie. Deze investering is alleen de moeite waard als het systeem daadwerkelijk gebruikt wordt – een uitdaging, vooral in de hightech en maakindustrie. Daarom is het belangrijk om als MKB-bedrijf met maximaal 300 werknemers zorgvuldig te overwegen of een KMS de juiste keuze is.
Schrijver van deze blog: Berton van Rens
Creatief brein en merkenbouwer
Berton weet elke doelgroep te triggeren met vlijmscherpe positioneringen, overtuigende copy en inspirerende merkverhalen. Een klassieke marketeer? Zeker niet. Met zijn technische en bedrijfskundige achtergrond kijkt hij met een unieke bril naar de marketingwereld.
